Рішення сесії №43/6 «Про затвердження Положення про комунальну установу «Трудовий архів» Ратнівської селищної ради у новій редакції»

Кількість переглядів: 58

 
РАТНІВСЬКА СЕЛИЩНА РАДА
КОВЕЛЬСЬКОГО РАЙОНУ ВОЛИНСЬКОЇ ОБЛАСТІ
VIIІ СКЛИКАННЯ

РІШЕННЯ

27 червня 2024 року                          с-ще Ратне                                              № 43/6

Про затвердження Положення про комунальну установу «Трудовий архів» Ратнівської селищної ради у новій редакції

Відповідно до статті 25 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», статті 29 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», Типового положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради, ради об'єднаної територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 02.06.2014 № 864/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 05.06.2014 року за №592/25369, Ратнівська селищна рада
ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення про комунальну установу «Трудовий архів» Ратнівської селищної ради у новій редакції, що додається.
2. Руслані Зварич, завідувачу комунальної установи «Трудовий архів» Ратнівської селищної ради, забезпечити проведення державної реєстрації змін до установчих документів у порядку, встановленому чинним законодавством.
3. Визнати такими, що втратили чинність, рішення Ратнівської селищної ради від 29.12.2020 року № 3/2 «Про затвердження Положення про комунальну установу “Трудовий архів” Ратнівської селищної ради» та від 28.02.2023 року № 24/10 «Про затвердження Положення про комунальну установу “Трудовий архів” Ратнівської селищної ради в новій редакції».       
4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію з питань освіти, культури, депутатської діяльності та етики, захисту прав людини, дотримання регламенту, законності, правопорядку, боротьби із злочинністю, у справах сім’ї, молоді та спорту.

Селищний голова                                                                           Віталій БІРУК
 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення Ратнівської селищної ради від 27.06.2024 року № 43/6

ПОЛОЖЕННЯ
ПРО КОМУНАЛЬНУ УСТАНОВУ
«ТРУДОВИЙ АРХІВ» РАТНІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ
(нова редакція)

1.    Загальні положення

1.1. Комунальна установа «Трудовий архів» Ратнівської селищної ради (далі – Трудовий архів) створюється для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі – архівні документи).
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
1.2. Трудовий архів створюється за рішенням Ратнівської селищної ради і утримується за рахунок коштів місцевого бюджету, коштів, отриманих за науково-технічне опрацювання і зберігання архівних документів, та коштів з інших надходжень, не заборонених чинним законодавством.
1.3. Трудовий архів підпорядковується засновнику – Ратнівській селищній раді та підзвітний і підконтрольний Державному архіву Волинської області та архівному відділу Ковельської районної державної адміністрації.    
1.4. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами, рішеннями Ратнівської селищної ради і розпорядженнями Ратнівського селищного голови та цим Положенням.
1.5. З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативно-правовими актами, затвердженими Міністерством юстиції України, правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби України, Державного архіву Волинської області.

2.    Основні завдання Трудового архіву:
2.1.    забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
2.2. додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
2.3. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) Державним архівом Волинської області та архівним відділом Ковельської районної державної адміністрації;
2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
4) веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства), протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за науково-технічним опрацюванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
5) здійснює моніторинг збереження та науково-технічного опрацювання документів з кадрових питань (особового складу) на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності;
6) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на цій території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції України;
7) здійснює на підставі договору з юридичною особою, фізичною особою - підприємцем науково-технічне опрацювання документів, що підлягають подальшому зберіганню в Трудовому архіві;
8) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу Ковельської районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
9) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
10) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
11) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
12) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
13) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
14) проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
15) видає архівні довідки, витяги, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
16) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
17) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
2.4. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:
1) одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;
2) надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
3) укладати договори, угоди з юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству, а також цьому Положенню;
4) розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;
5) приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб;
6) одержувати від раніше ліквідованих підприємств, установ, організацій архівні документи без оплати вартості їхнього опрацювання та наступного зберігання у Трудовому архіві;
7) брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;
8) брати участь у нарадах, які проводять селищний голова, Державний архів Волинської області, Ковельська районна державна адміністрація, архівний відділ Ковельської районної державної адміністрації, ліквідаційна комісія (ліквідатор) у  разі розгляду на них питань роботи з документами;
9) одержувати або приймати в користування на договірних засадах матеріальні цінності й ресурси, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів).

3. Функції та організація роботи
3.1. Трудовий архів працює відповідно до річного плану роботи, який погоджується з архівним відділом Ковельської районної державної адміністрації та затверджується керівником Трудового архіву.
Примірник річного плану роботи та звіту про його виконання надається відповідно Державному архіву Волинської області та архівному відділу Ковельської районної державної адміністрації.
3.2. У Трудовому архіві зберігаються:
1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на цій території;
2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
3) документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на відповідній території, якщо інше не передбачено чинним законодавством;
4) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
3.3. Трудовий архів очолює завідувач, який призначається на посаду та звільняється з посади рішенням Ратнівської селищної ради на контрактній основі.
3.4. Завідувач Трудового архіву:
1) організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
2) контролює виконання службових обов’язків працівниками Трудового архіву;
3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
4) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;
5) представляє Трудовий архів з усіх питань, пов'язаних з його діяльністю.
3.5. Службові обов’язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керівником Трудового архіву.
3.6. Штатний розпис Трудового архіву затверджує Ратнівський селищний голова з урахуванням виконання всіх покладених на нього завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні і підлягають зберіганню в архіві, обсягів довідкової роботи.
3.7. Порядок взаємодії Трудового архіву з іншими підрозділами Ратнівської селищної ради визначає Ратнівський селищний голова.
3.8. Трудовий архів створюється як юридична особа публічного права, має власну печатку зі своїм найменуванням, штампи і бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби.

3.9. Бухгалтерське обслуговування Трудового архіву може здійснюватися централізованою бухгалтерією при управлінні гуманітарної політики Ратнівської селищної ради або на договірних засадах централізованою бухгалтерією Ратнівської селищної ради.
3.10. Повне найменування Трудового архіву:
«ТРУДОВИЙ АРХІВ» РАТНІВСЬКОЇ СЕЛИЩНОЇ РАДИ.
3.11. Місцезнаходження та юридична адреса: вулиця Богдана Хмельницького, будинок 98, смт Ратне, Ковельський район, Волинська область, 44101.
4. Прикінцеві положення

4.1. Внесення змін та доповнень до Положення, визнання його таким, що втратило чинність, здійснюється Ратнівською селищною радою.
4.2. Реорганізація, ліквідація Трудового архіву проводиться за рішенням Ратнівської селищної ради у порядку, визначеному чинним законодавством України.

« повернутися до всіх документів